Kan Evernote göra allt detta? Livet med min favorit produktivitetsverktyg

Om du läser tech nyhetssajter och bloggar, vet du att Evernote är en orolig företag. Det har förlorat C-nivå chefer, permitterad ett stort antal arbetare, och nu senast, slutare sin online-produkter butik. Företaget avbryts också Klart webbläsartillägg, en funktion som jag används regelbundet.

Enterprise Software, söt SUSE! HPE hakar sig en Linux-distributioner, Cloud, Twilio rullar ut nya företag planen lovar mer smidighet, Cloud, Intel, Ericsson utökar samarbetet att fokusera på medieindustrin, Cloud,? Xero lanserar partnerskap med Macquarie Bank för BPAY betalningar

Och ändå har företaget miljontals användare som är beroende av Evernote. Jag är en av dessa användare. Jag har skrivit tidigare om hur Evernote är en nyckelkomponent i mitt dagliga arbetsflöde. I själva verket har jag bara ca 10.000 noter i Evernote.

Har du för många objekt på göra-listan eller i din inkorg.

I den här artikeln kommer jag att svara på en massa läsarfrågor genom att förklara de många sätt som jag använder Evernote.

Innan jag börjar, skulle jag vilja presentera de tre organisatoriska delar Evernote använder för att hålla reda på information. Denna topologi är viktigt för att få ut det mesta av Evernote.

Den grundläggande informationsobjektet i Evernote är anteckningen. En anmärkning kan vara (eller innehålla) text, bilder och även PDF och Microsoft Office-dokument. Om du lagrar information i Evernote, du lagra den i en not.

Anteckningar kan delas in i bärbara datorer. En anteckning kan vara i endast en anteckningsbok i taget. Till exempel, jag har en anteckningsbok som heter Bloggar-in-Progress. Den innehåller en massa anteckningar för idéer och inlägg. I själva verket, jag skriver denna artikel just nu i en not som är i bloggar-in-Progress.

Du kan gruppera bärbara datorer i högar. En bunt är en uppsättning bärbara datorer. Jag har en stapel som kallas Blogging. I det stack är bärbara datorer Bloggar-in-progress, bloggar fullständig, och ett gäng andra bärbara datorer. En bärbar dator kan vara i endast en stapel i taget.

Sedan finns det taggar. Du kan tilldela taggar till noter. En anteckning kan ha många taggar och samma tagg kan användas i många toner. Detta ger ett enkelt sätt att skapa en organisationsstruktur som förstärker bärbara datorer och staplar. Jag ska ge ett exempel på detta när jag talar om klientarbete nedan.

Om Evernote var en bok, skulle stackar vara sektioner och bärbara datorer skulle vara kapitel. Anteckningar skulle vara sidor. Taggar skulle vara indexet baktill.

Nästa, låt oss gå igenom några av de viktigaste sätten jag använder Evernote. På grund av det flexibla sättet Evernote är strukturerad, använder alla det lite annorlunda. Det är okej. Du behöver inte spegla min inställning. Bara använda det som inspiration.

Innan jag börjar vill jag också påpeka att jag betala $ 50 / år för Evernote Premium. Detta ger en ökad överföringskapacitet, möjligheten att använda större anteckningar och – avgörande för mig – förmågan att söka inuti PDF-filer och Microsoft Office-dokument som jag har överfört till Evernote.

Skriva och planering artiklar – Jag använder Evernote för att planera mina artiklar. Som nämnts ovan, jag har ett avsnitt Bloggar-in-progress som är min huvudsakliga arbetsinstrumentpanel för alla kolumner jag arbetar på. En gång i veckan eller så börjar jag en ny anteckning med de ämnen jag tror att jag kan arbeta på, och använda det som ett sätt att hålla koll på min kommande arbete.

Hantera kundprojekt – Som en stor del av min “vanliga jobb”, jag skriver, producerar och levererar webbsändningar, föreläsningar, genomgångar papper, rådgivande uttalanden, debattartiklar och detaljerad analys. Allt detta arbete går till en stapel jag kallar klientarbete.

Klientarbetet delas sedan av klientenhet. Allt arbete jag gör, tillsammans med en stor del av stödforskningsmaterial för ett visst projekt, går in i kundens anteckningsbok.

I den bärbara datorn för varje kund, satte jag i min mötesanteckningar, liksom många tillhörande dokument som verkar relevant. Här använder jag Evernote webbsida fånga att släppa sidor relaterade till projekt i rätt anteckningsbok.

Som ni kanske avbildning, kan dessa bärbara datorer innehålla massor av information, så en gång projektet är avslutat, flyttar jag informationen i ett färdigställt projekt anteckningsbok.

Här är där taggar spelar in. Jag ofta arbetar på en rad olika projekt för kunder. Eftersom du inte kan ha bärbara datorer i bärbara datorer, använder jag taggar. Varje projekt ges en tagg, så det är relativt lätt för mig att dra upp alla de tillhörande material för ett givet projekt från sin tagg.

Det är också där Evernote sökfunktionen blir viktigt. Jag har ofta för att leta efter en resurs som jag har använt i ett tidigare projekt. Jag kan söka med hjälp av taggar, eller jag kan bara göra en fulltextsökning. Evernote går genom min Avslutade projekt anteckningsbok, min vanliga bärbara datorer, och även min fulla bunt forskningsresurser. Det är möjligt att begränsa sökningen till en viss anteckningsbok, liksom, så detta är en mycket kraftfull funktion.

Hur Evernote organiserar information

Jag använder också kryptering tungt i klientarbetet stacken. Jag ofta arbetar på konfidentiella projekt före antingen offentliggörande eller interna rådgivande arbete. All denna information krypteras innan den går in i Evernote molnet.

Hantera studenter och betygssättning – Jag undervisar objektorienterad programmering vid UC Berkeley förlängning, så jag har ett konstant flöde av interaktion student. Även skolan använder Canvas lärplattformen (och tidigare använda Angel), det är inte tillräckligt för att hålla reda på allt jag behöver för att hjälpa eleverna att lyckas i sina studier.

Jag har en bärbar dator för allmänna handlingar (standardbrev, skolpolitik, etc. Jag har en bärbar dator avsedd för resurser och projekt med anknytning till klassen och verktyg för utformning av klass material.

Jag har också en bärbar dator som har alla slutprov PDF så jag kan gå tillbaka och hänvisa till dem om eleverna har frågor. Eftersom Berkeley är föremål för FERPA regler, jag se till att kryptera varje elevs examen innan jag förvara den i Evernote.

Hantera skolarbetet och examensarbete – tillbaka när jag arbetade på min magisterexamen, hade jag en trave för det, med en bärbar dator för varje klass. Jag hade också ett gäng bärbara datorer för att arbeta på min avhandling med olika forskningsfaser och forskning anteckningar, katalogiserade.

Organisera teknisk information – Jag har en stapel som kallas teknisk information som har bärbara datorer för nästan alla tekniska områden som jag jobbar på, inklusive 3D-utskrifter, olika programmerings strävanden, teknisk information om applikationer och system jag använder, min studio, och allt annat som kräver att hålla koll av teknisk information, artiklar, tips, tekniker och anteckningar.

Jag gör stor användning av Evernote Web Clipper här för att ta in artiklar som har information som jag kommer att vilja hänvisa till senare när du arbetar med ett projekt.

Att hålla historiska projekt och lab anteckningar – A har en annan stapel som katalogiserar anteckningar av projekt, med en bärbar dator per projekt. Medan jag nu publicera mina lab anteckningar på nätet, är alla mina gamla anteckningar lagras här, tillsammans med detaljerad dokumentation relaterad till enskilda projekt och designelement.

Hantera äldre vårdansvar – Jag har inte talat om detta mycket offentligt, men min fru och jag tillbringade tre år att hantera mina föräldrars slutet vård i livets slutskede. Jag kommer inte ljuga för dig. Det var grov. Men Evernote visade sig vara en stor hjälp.

Jag använde Evernote stor utsträckning för att hantera mina föräldrars ekonomiska situation, sjukvård, försäkring, omvårdnad, och i slutändan, begravning förberedelse. Detta inkluderade anteckningsböcker av tusentals dokument skannas in, bärbara datorer av statusinformation, bärbara datorer som innehåller kontospårningsinformation, och så vidare. Även här gjorde jag omfattande användning av Evernote kryptering kapacitet.

Hur jag använder Evernote

Forskningsresurser och dokumenthantering

Hur använder du Evernote?

Ett annat verktyg Jag litade på var Everskannings app. Kraften i denna applikation är att den använder iPhone kamera för att ta en kopia av ett dokument och lagra den i Evernote. Den unika värde tillägga är att det anpassar automatiskt fokuserar och tar tag i en bild av detta dokument så snart den känner dokumentet är helt på grund av iPhone kamera.

Detta får mig att fånga hundratals visitkort av olika medicinska och äldre och sjukvårdspersonal jag träffat, tillsammans med alla de handlingar som dessa möten genereras, utan att behöva fippla med min telefon för att hitta de kamerainställningar rätt. Jag skulle kunna ge mitt fulla uppmärksamhet till de människor som jag interagerar med, samtidigt som katalogisering dokumentären information jag senare skulle behöva hantera mina föräldrars vård.

Evernote visat ovärderliga över denna treårsperiod (som visade sig vara en av de mest utmanande i mitt liv). Under en tid när min fru och jag hade en vår ansvarsområde plötsligt och intensivt ökade hjälpte Evernote för att förhindra den från att bli så mycket värre.

Skript dokumenthantering – Jag har en Applescript körs på min iMac som ser en mapp, och laddar upp automatiskt dokument till Evernote från vissa skannings mappar. Även om det är bra nu, jag använde det särskilt kraftigt under den överordnade förvaltningsfasen när vi var tvungna att scanna in båtlaster av dokument. Eftersom dokumenten fick skannats in, var de automatiskt laddas upp i rätt mapp förälder förvaltning.

Personuppgifter – Jag använder också Evernote för att spåra personlig information, som min bilköp, hus-relaterad information, recept och hobbies jag aldrig har tid för men alltid önskar att jag kunde göra.

Från vad du läser, kan du dra slutsatsen att jag använder Evernote för att göra alla mina dokumenthantering. Det är inte fallet. Jag använder Evernote när det är lämpligt, och andra verktyg när de är en bättre passform.

Innan det fanns Evernote, använde jag en akademisk arkivering program som heter Zotero att fånga webb artiklar för senare referens. Det visade sig vara ganska frustrerande, eftersom dokumenten inte lagras i molnet. Zotero hade en mycket besvärlig synkroniseringsmekanism för att få dem att passa över maskiner.

Vid den tidpunkt då jag antog Chrome som min huvudsakliga webbläsare, gjorde Zotero stöder inte Chrome. Så jag flyttade alla dessa anteckningar i Evernote. Men när jag började använda Pocket, fann jag att det var bättre på att fånga artiklar (även Pocket sökande är inte riktigt lika bra).

Det bör noteras att jag använder också fil delade mappar för att lagra dokument som manualer och andra viktiga papper, och har inte vandrat allt till Evernote. Jag har också kund mappar med dokument som jag får via e-post, och med alla bitar som går in i mina Powerpoints (min sista bilden däck hade 300 bilder och cirka 30 forskningsdokument). Så inte allt går in Evernote.

Det är uppenbart att min användning av Evernote skilja sig från din. Men om du har undrat hur man får ut det mesta av produkten, kanske min berättelse kommer att inspirera dig med idéer om hur du kan dra mer värde från detta verktyg.

Jag är verkligen nyfiken på hur andra använder Evernote, så kommentera nedan och dela hur du utnyttjar Evernote på jobbet och hemma.

Förresten, jag göra fler uppdateringar på Twitter och Facebook än någonsin tidigare. Var noga med att följa mig på Twitter på @DavidGewirtz och på Facebook på Facebook.com/DavidGewirtz.

Söt SUSE! HPE hakar sig en Linux-distributioner

Twilio rullar ut nya företag planen lovar mer smidighet

Intel, Ericsson utökar samarbetet att fokusera på medieindustrin

? Xero lanserar partnerskap med Macquarie Bank för BPAY betalningar